De nadelen van boekhouden in Excel

Excel wordt door veel ondernemers gebruikt voor hun administratie. Het is flexibel, bekend en laagdrempelig. Toch brengt boekhouden in Excel duidelijke risico’s met zich mee, vooral wanneer een bedrijf groeit of meerdere systemen gebruikt.

In dit artikel lees je waarom Excel vaak tekortschiet als boekhoudoplossing en waar de belangrijkste nadelen zitten.

Geen automatische verwerking

Excel verwerkt geen gegevens automatisch. Facturen, betalingen en correcties moeten handmatig worden ingevoerd of geïmporteerd. Dit kost tijd en vergroot de kans op fouten, zeker bij terugkerende transacties.

Zodra volumes toenemen, wordt handmatige verwerking al snel onoverzichtelijk.

Foutgevoeligheid en gebrek aan controle

Een kleine typefout of een verkeerde formule kan grote gevolgen hebben voor de administratie. Excel waarschuwt niet automatisch voor onjuiste boekingen, ontbrekende transacties of inconsistenties.

Daarnaast ontbreekt vaak een duidelijk audittrail, waardoor achteraf lastig te controleren is wie wat heeft aangepast.

Geen realtime inzicht

Excel-bestanden zijn momentopnames. Ze geven geen realtime inzicht in openstaande posten, betalingen of actuele cijfers. Dit maakt sturen op cijfers lastiger en kan leiden tot beslissingen op basis van verouderde informatie.

Voor bedrijven die afhankelijk zijn van actuele financiële data is dit een belangrijk nadeel.

Moeilijke samenwerking

Samenwerken in Excel is beperkt. Meerdere versies van hetzelfde bestand, wijzigingen door verschillende gebruikers en onduidelijkheid over de laatste versie zorgen voor verwarring.

Voor samenwerking met een boekhouder of accountant is dit onpraktisch en foutgevoelig.

Beperkte schaalbaarheid

Excel werkt nog redelijk bij een eenvoudige administratie, maar schaalt slecht. Meer transacties, meerdere btw-tarieven of verschillende inkomstenstromen maken het bestand complex en moeilijk te onderhouden.

Wat ooit overzichtelijk begon, groeit snel uit tot een ondoorzichtige administratie.

Geen koppelingen met andere systemen

Excel staat los van andere software zoals webshops, betaalproviders of CRM-systemen. Gegevens moeten handmatig worden overgenomen of via exports worden geïmporteerd.

Dit leidt tot dubbel werk en vergroot de kans op verschillen tussen systemen.

Risico’s voor continuïteit

Excel-bestanden zijn afhankelijk van één persoon, één computer of één opslaglocatie. Bij verlies, beschadiging of onduidelijkheid over versies kan belangrijke financiële informatie verdwijnen.

Dit vormt een risico voor de continuïteit en betrouwbaarheid van de administratie.

Wanneer Excel niet meer volstaat

Excel kan tijdelijk werken bij een zeer eenvoudige administratie. Zodra transacties toenemen, meerdere systemen betrokken zijn of betrouwbaarheid belangrijker wordt, is Excel vaak niet meer geschikt.

In die gevallen is het verstandig om over te stappen op een boekhoudsysteem dat automatisch verwerkt, koppelingen ondersteunt en beter meegroeit met het bedrijf.