Overstappen van boekhoudpakket: waar moet je op letten?

Veel bedrijven stappen op een gegeven moment over naar een ander boekhoudpakket. Dat kan zijn omdat het bedrijf groeit, omdat processen veranderen of omdat het huidige pakket niet meer aansluit op de manier van werken. Een overstap kan veel opleveren, maar vraagt ook om een zorgvuldige aanpak.

In dit artikel lees je waar je op moet letten bij het overstappen van boekhoudpakket en welke keuzes belangrijk zijn om problemen te voorkomen.

Waarom bedrijven overstappen

De reden om over te stappen verschilt per organisatie. Veelvoorkomende aanleidingen zijn:

• Het huidige pakket groeit niet mee
• Te veel handmatig werk
• Onvoldoende koppelingen met andere software
• Beperkte samenwerking met boekhouder of accountant

Een overstap is vaak het moment om de administratie opnieuw tegen het licht te houden.

Wat neem je wel en niet mee?

Bij het overstappen is het belangrijk om te bepalen welke gegevens je meeneemt naar het nieuwe pakket. Niet alles hoeft altijd volledig te worden gemigreerd.

Vaak worden meegenomen:

• Openstaande posten
• Relaties (debiteuren en crediteuren)
• Beginsaldi

Historische transacties blijven soms in het oude systeem beschikbaar voor raadpleging. Dit voorkomt onnodige complexiteit.

Aandacht voor inrichting en structuur

Een nieuw boekhoudpakket is een goed moment om de inrichting te verbeteren. Denk aan:

• Grootboekschema
• Tussenrekeningen
• Btw-instellingen

Een één-op-één kopie van de oude inrichting is niet altijd de beste keuze. Door vooraf goed na te denken over structuur voorkom je correcties achteraf.

Koppelingen opnieuw inrichten

Bij een overstap veranderen vaak ook koppelingen met andere systemen, zoals webshops, betaalproviders of facturatiesoftware. Deze koppelingen moeten opnieuw worden ingericht en getest.

Het is belangrijk om vooraf te bepalen:

• Welke systemen gekoppeld blijven
• Welke gegevens automatisch worden verwerkt
• Waar controle nodig blijft

Zo voorkom je dat data verloren gaat of dubbel wordt verwerkt.

Rol van de boekhouder of accountant

Een overstap van boekhoudpakket doe je bij voorkeur samen met je boekhouder of accountant. Zij kunnen helpen bij:

• Het bepalen van de juiste inrichting
• Het controleren van beginsaldi
• Het testen van de nieuwe administratie

Dit verkleint de kans op fouten en versnelt de overgang.

Veelgemaakte valkuilen

Bij overstappen gaat het vaak mis wanneer:

• Te snel wordt gemigreerd
• Er onvoldoende wordt getest
• Koppelingen niet worden meegenomen
• Oude en nieuwe systemen tegelijk blijven draaien zonder duidelijke afspraken

Een goede planning en duidelijke verantwoordelijkheden zijn essentieel.

Overstappen als kans om te automatiseren

Een overstap is niet alleen een technische wijziging, maar ook een kans om processen te verbeteren. Door automatisering en koppelingen goed in te richten, ontstaat een administratie die beter aansluit op de dagelijkse praktijk.

Zo wordt overstappen niet alleen een noodzakelijke stap, maar een verbetering voor de lange termijn.