Afletteren in Exact Online: uitleg en werking

Afletteren in Exact Online: uitleg en werking

Afletteren is een veelgebruikte term binnen de boekhouding, vooral in combinatie met Exact Online. Het zorgt ervoor dat betalingen en facturen correct aan elkaar worden gekoppeld, zodat je administratie klopt en openstaande posten betrouwbaar zijn.

In dit artikel lees je wat afletteren is, waarom het belangrijk is en hoe het werkt binnen Exact Online.

Wat is afletteren?

Afletteren betekent het koppelen van twee financiële transacties aan elkaar, meestal een factuur en een betaling. Door deze koppeling weet de administratie dat een factuur is voldaan en niet langer openstaat.

Een eenvoudig voorbeeld is een verkoopfactuur die je naar een klant stuurt. Zodra de betaling binnenkomt op de bank, wordt deze betaling afgeletterd tegen de openstaande factuur. Daarmee is de factuur betaald en verdwijnt deze uit het overzicht met open posten.

Waarom is afletteren belangrijk?

Afletteren is essentieel voor een betrouwbare boekhouding. Zonder correct afletteren blijven facturen onterecht openstaan of ontstaan er onduidelijke saldi op tussenrekeningen.

Goed afletteren zorgt voor:

• Een actueel en correct overzicht van openstaande posten
• Betrouwbare debiteuren- en crediteurenlijsten
• Minder kans op dubbele betalingen of gemiste facturen
• Betere controle op je cashflow

Voor accountants en boekhouders is afletteren een belangrijke controle om te zien of de administratie klopt.

Hoe werkt afletteren in Exact Online?

In Exact Online kan afletteren zowel automatisch als handmatig plaatsvinden.

Bij automatisch afletteren vergelijkt Exact Online banktransacties met openstaande facturen. Als bedragen en kenmerken overeenkomen, worden deze automatisch aan elkaar gekoppeld. Dit gebeurt vaak op basis van bedrag, datum en omschrijving.

Handmatig afletteren is mogelijk wanneer automatische herkenning niet lukt. Dit kan nodig zijn bij:

• Deelbetalingen
• Verzamelde betalingen
• Betalingen met afwijkende omschrijvingen

In dat geval selecteer je zelf de juiste factuur en betaling om deze aan elkaar te koppelen.

Automatisch versus handmatig afletteren

Automatisch afletteren bespaart veel tijd en werkt goed bij duidelijke betalingen. Handmatig afletteren blijft nodig voor uitzonderingen en complexere situaties.

Een combinatie van beide is in de praktijk het meest gebruikelijk. Automatische aflettering vangt het grootste deel af, terwijl handmatige controle zorgt dat de administratie correct blijft.

Veelgemaakte fouten bij afletteren

Bij afletteren gaan fouten vaak mis wanneer:

• Betalingen niet goed worden herkend
• Facturen handmatig worden aangepast
• Meerdere betalingen tegelijk worden verwerkt
• Tussenrekeningen niet goed zijn ingericht

Deze fouten kunnen leiden tot onjuiste openstaande posten of een vertekend beeld van de financiële situatie.

Tips voor afletteren in Exact Online

Om afletteren soepel te laten verlopen is het verstandig om:

• Facturen consistent op te maken
• Banktransacties regelmatig te verwerken
• Automatische aflettering te gebruiken waar mogelijk
• Periodiek openstaande posten te controleren

Door dit structureel bij te houden, blijft de administratie overzichtelijk en betrouwbaar.