Webshop koppelen aan je boekhouding

Een webshop genereert dagelijks orders, betalingen en omzet. Zolang deze gegevens niet automatisch in de boekhouding terechtkomen, ontstaat er handmatig werk en een grotere kans op fouten. Door je webshop te koppelen aan je boekhouding worden deze gegevens automatisch en consistent verwerkt.

In dit artikel lees je wat het koppelen van een webshop aan je boekhouding inhoudt, waarom dit belangrijk is en waar je rekening mee moet houden.

Wat betekent een webshop koppelen aan je boekhouding?

Het koppelen van een webshop aan je boekhouding betekent dat gegevens uit je webshop automatisch worden doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Denk aan orders, betalingen, refunds en omzet.

De boekhouding blijft daarbij leidend. De webshop levert gegevens aan, maar de verwerking gebeurt volgens de regels en inrichting van de administratie.

Waarom een koppeling belangrijk is

Zonder koppeling moeten gegevens handmatig worden overgenomen. Dat kost tijd en zorgt voor vertraging en fouten. Zeker bij groeiende webshops loopt dit snel uit de hand.

Een goede koppeling zorgt voor:

• Minder handmatige invoer
• Minder fouten en correcties
• Actueel inzicht in omzet en betalingen
• Een betrouwbare administratie

Hierdoor blijft de boekhouding beheersbaar, ook bij toenemende volumes.

Welke gegevens worden gekoppeld?

Welke gegevens worden gekoppeld, verschilt per webshop en administratie. Veelvoorkomende gegevens zijn:

• Orders en orderregels
• Betalingen en betaalstatussen
• Klantgegevens
• Omzet en btw

Het is belangrijk dat vooraf duidelijk is welke gegevens worden overgenomen en hoe deze in de boekhouding worden verwerkt.

Betalingen en aflettering

Bij webshops worden betalingen vaak via een betaalprovider afgehandeld. Deze betalingen komen niet altijd één op één binnen per order. Soms worden bedragen gebundeld of vertraagd uitbetaald.

Een goede koppeling houdt hier rekening mee en zorgt dat betalingen correct worden verwerkt en afgeletterd tegen de juiste omzet of facturen.

Waarom exporteren niet voldoende is

Veel webshops beginnen met het exporteren van data naar Excel of CSV. Dit werkt bij lage volumes, maar is foutgevoelig en tijdrovend. Exports zijn momentopnames en vereisen handmatige controle.

Een koppeling zorgt voor doorlopende verwerking, zonder losse bestanden of handmatige imports.

Aandachtspunten bij het koppelen

Bij het koppelen van een webshop aan je boekhouding is het belangrijk om vooraf stil te staan bij:

• De inrichting van de boekhouding
• Tussenrekeningen en btw-afhandeling
• Hoe uitzonderingen worden verwerkt
• Wie verantwoordelijk is voor beheer

Door dit vooraf goed af te stemmen, voorkom je problemen achteraf.

Webshop en boekhouding als één proces

Een webshop staat niet los van de administratie. Door de webshop en boekhouding als één proces te bekijken en deze goed te koppelen, ontstaat rust en overzicht.

Automatisering zorgt ervoor dat gegevens betrouwbaar worden verwerkt en dat de administratie meegroeit met de webshop.