Wat is Airtable en hoe kan jij het inzetten in jouw bedrijf?

Als ondernemer of bedrijfsleider ben je altijd op zoek naar manieren om efficiënter te werken en kosten te besparen. Een van de tools die je daarbij kan helpen is Airtable. Maar wat is Airtable precies en wat kan het betekenen voor jouw bedrijf? In dit artikel gaan we dieper in op de mogelijkheden en voordelen van Airtable en laten we zien hoe het jou kan helpen om je werkprocessen te optimaliseren.

Wat is Airtable?

Airtable is een hybride platform dat de intuïtiviteit van spreadsheets combineert met de kracht en functionaliteiten van databases. Het is een cloudgebaseerde tool waarmee je eenvoudig relationele databases kunt maken en delen. Het gebruiksvriendelijke interface stelt iedereen in staat om in slechts enkele minuten een database op te zetten. Met Airtable kun je informatie opslaan, organiseren en samenwerken aan allerlei soorten gegevens, zoals werknemerslijsten, productinventarissen en zelfs het zoeken naar een appartement. Het beste van alles is dat je geen SQL-scriptingvaardigheden nodig hebt, Airtable maakt het gemakkelijk voor iedereen om ermee aan de slag te gaan.

Verschil tussen een spreadsheet en een database

Op het eerste gezicht lijken spreadsheets en databases veel op elkaar, met hun cellen en rijen. Maar er zijn enkele belangrijke verschillen. In een spreadsheet gebruik je functies zoals =SOM(A1:A5) om waarden te berekenen en gegevens te analyseren. In een database gebruik je SQL-query’s zoals SELECT * FROM Klanten; om gegevens te vinden en te vergelijken. Een database is veel krachtiger en minder foutgevoelig dan een spreadsheet. Het slaat niet alleen gegevens op, maar ook de relaties tussen die gegevens. Je kunt bijvoorbeeld alle nummers van een bepaalde artiest in je muziekcollectie koppelen aan categorieën zoals artiest, titel en periode. Vervolgens kun je die relaties gebruiken om vragen te beantwoorden als “Welke nummers in mijn collectie bevatten het woord ‘baby’ in de titel en zijn hits uit de jaren ’90?”. Dit alles zonder de database zelf te hoeven aanpassen.

Wat Airtable speciaal maakt, is dat het het beste van beide werelden combineert. Het is een relationele database die net zo gemakkelijk te gebruiken is als Google Sheets of Microsoft Excel. Met Airtable kun je complexe gegevensstructuren opzetten en beheren, terwijl je geniet van de vertrouwde interface van een spreadsheet.

De bouwstenen van Airtable

Bases

Een base is de basis van je database in Airtable. Het is als een project dat alle informatie bevat die je nodig hebt. Je kunt een base maken vanaf nul, maar je kunt ook gebruikmaken van de vele vooraf gemaakte templates die Airtable biedt. Deze templates zijn al gevuld met relevante voorbeeldgegevens die je naar wens kunt aanpassen. Zo zijn er bijvoorbeeld templates voor een persoonlijke CRM, een projecttracker en een werknemerslijst. Je kunt een template kiezen die het beste aansluit bij jouw behoeften en deze vervolgens aanpassen aan jouw specifieke situatie.

Tabellen

Een tabel is een verzameling van gegevens over een specifiek onderwerp. Elke base kan één of meer tabellen bevatten, vergelijkbaar met de tabbladen in een spreadsheet. In Airtable kun je eenvoudig nieuwe tabellen toevoegen aan je base. Je kunt een tabel helemaal zelf opbouwen, of je kunt gegevens importeren uit een bestaande tabel in een andere database of spreadsheet.

Velden

In Airtable bestaan tabellen uit velden, die overeenkomen met de cellen in een spreadsheet. Elk veld bevat een specifiek gegevenselement, zoals een naam, een datum of een afbeelding. Airtable biedt een breed scala aan veldtypen, waaronder tekstvelden, getalvelden, datumvelden, veldselecties en zelfs barcodevelden. Je kunt de veldtypen aanpassen aan jouw specifieke behoeften en zo een database opzetten die perfect past bij jouw bedrijf.

Records

In Airtable worden individuele gegevensitems records genoemd. Een record is als een rij in een spreadsheet en bevat alle gegevens die bij elkaar horen. Je kunt records toevoegen, bewerken en verwijderen in een tabel, net zoals je dat zou doen in een spreadsheet. Met Airtable kun je eenvoudig nieuwe records maken en deze koppelen aan andere records in dezelfde of andere tabellen. Hierdoor kun je complexe relaties en verbanden tussen je gegevens leggen en deze gemakkelijk analyseren.

Weergaven

Een van de krachtigste functies van Airtable zijn de weergaven. Met weergaven kun je je gegevens op verschillende manieren visualiseren en organiseren, afhankelijk van je behoeften. Zo kun je bijvoorbeeld een rasterweergave gebruiken om je gegevens als een traditionele spreadsheet weer te geven, of een kalenderweergave om je gegevens op datum te organiseren. Airtable biedt ook Kanban-weergaven, galerijweergaven en zelfs aangepaste weergaven die je volledig kunt aanpassen aan jouw behoeften.

Wat kun je doen met Airtable?

Met Airtable kun je een breed scala aan taken en processen stroomlijnen en automatiseren. Hier zijn enkele voorbeelden van wat je kunt doen met Airtable:

Contentkalender

Met Airtable kun je eenvoudig een contentkalender opzetten en beheren. Je kunt de kalenderweergave gebruiken om je inhoud te plannen en organiseren op basis van datums. Je kunt ook velden toevoegen voor de status van je inhoud, de verantwoordelijke persoon en eventuele opmerkingen. Door gebruik te maken van de krachtige filter- en sorteerfuncties van Airtable kun je gemakkelijk de juiste inhoud vinden en prioriteiten stellen.

Projectbeheer

Als je een projectteam hebt, kun je Airtable gebruiken om je projecten te beheren en te volgen. Je kunt tabellen maken voor taken, teamleden, deadlines, budgetten en meer. Je kunt ook gebruikmaken van de automatiseringsfuncties van Airtable om taken toe te wijzen, herinneringen te sturen en statusupdates te delen. Met Airtable kun je je projecten efficiënt organiseren en ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte blijft.

Marketingcampagnemanagement

Met Airtable kun je je marketingcampagnes plannen, uitvoeren en volgen. Je kunt tabellen maken voor advertenties, e-mails, sociale media, evenementen en meer. Je kunt ook velden toevoegen voor doelgroepsegmentatie, campagnebudgetten, conversies en ROI. Door gebruik te maken van de weergaveopties van Airtable kun je je campagnes visueel in kaart brengen en analyseren.

Productlancering

Als je een nieuw product op de markt brengt, kun je Airtable gebruiken om de lancering te plannen en te beheren. Je kunt tabellen maken voor productontwikkeling, voorraadbeheer, marketingactiviteiten en meer. Met Airtable kun je gemakkelijk taken toewijzen, deadlines bijhouden en communiceren met je team. Je kunt ook gebruikmaken van de automatiseringsfuncties van Airtable om e-mails te sturen, meldingen te ontvangen en updates te delen.

Bugtracker

Als je een softwareproduct ontwikkelt, kun je Airtable gebruiken als bugtracker. Je kunt tabellen maken voor het bijhouden van bugs, het toewijzen van taken aan ontwikkelaars en het plannen van bugfixes. Met Airtable kun je eenvoudig de status van elke bug bijhouden, prioriteiten stellen en communiceren met je ontwikkelingsteam. Je kunt ook gebruikmaken van de automatiseringsfuncties van Airtable om meldingen te ontvangen wanneer er nieuwe bugs worden gemeld of wanneer er wijzigingen worden aangebracht in bestaande bugs.

Eventplanning

Als je een evenement organiseert, kun je Airtable gebruiken om je planning en logistiek te beheren. Je kunt tabellen maken voor sprekers, locaties, catering, deelnemers en meer. Met Airtable kun je eenvoudig de details van elk onderdeel van je evenement bijhouden, zoals de planning, de kosten en de verantwoordelijke personen. Je kunt ook gebruikmaken van de automatiseringsfuncties van Airtable om herinneringen te sturen, taken toe te wijzen en updates te delen met je evenemententeam.

Productcatalogus

Als je een e-commercebedrijf hebt, kun je Airtable gebruiken als productcatalogus. Je kunt tabellen maken voor productinformatie, voorraadbeheer, prijzen en meer. Met Airtable kun je gemakkelijk je productgegevens bijhouden, afbeeldingen toevoegen en varianten beheren. Je kunt ook gebruikmaken van de automatiseringsfuncties van Airtable om meldingen te ontvangen wanneer producten bijna uitverkocht zijn of wanneer nieuwe producten worden toegevoegd aan je catalogus.

Inventarisbeheer

Als je een winkel of magazijn hebt, kun je Airtable gebruiken voor inventarisbeheer. Je kunt tabellen maken voor producten, voorraadniveaus, bestellingen en meer. Met Airtable kun je eenvoudig je voorraadgegevens bijhouden, bestellingen volgen en automatische meldingen instellen wanneer voorraadniveaus laag zijn. Je kunt ook gebruikmaken van de automatiseringsfuncties van Airtable om bestellingen te verwerken, facturen te genereren en verzendinformatie te delen.

Werknemersbronnenlijst

Als je een bedrijf hebt met veel werknemers, kun je Airtable gebruiken als werknemersbronnenlijst. Je kunt tabellen maken voor werknemersgegevens, contactinformatie, salarisadministratie en meer. Met Airtable kun je eenvoudig de gegevens van je werknemers bijhouden, documenten opslaan en rapporten genereren. Je kunt ook gebruikmaken van de automatiseringsfuncties van Airtable om herinneringen te sturen voor prestatiebeoordelingen, verjaardagen en andere belangrijke gebeurtenissen.

Airtable integraties

Een van de grote voordelen van Airtable is de mogelijkheid om het te integreren met andere tools en platforms. Airtable biedt honderden software koppelingen met populaire apps en services, waaronder Zapier, Integromat, Google Sheets, Slack, Mailchimp en nog veel meer. Met deze integraties kun je gegevens synchroniseren, automatische workflows maken en je werkprocessen stroomlijnen. Of je nu je klantgegevens wilt synchroniseren tussen Airtable en je CRM-systeem, automatische e-mails wilt verzenden op basis van specifieke acties in Airtable, of gegevens wilt importeren en exporteren tussen Airtable en andere tools, de mogelijkheden zijn eindeloos.

Conclusie

Airtable is een krachtige tool die de intuïtiviteit van spreadsheets combineert met de kracht en functionaliteiten van databases. Met Airtable kun je eenvoudig relationele databases maken en delen, en je gegevens op een flexibele en georganiseerde manier beheren. Of je nu een contentkalender wilt maken, een project wilt beheren, een marketingcampagne wilt plannen of een productcatalogus wilt bijhouden, Airtable biedt de tools en functies die je nodig hebt. En met de integraties van Airtable kun je je werkprocessen verder stroomlijnen en automatiseren.

Jouw systemen ook koppelen met Konnekta?

Test ons platform gratis om te zien hoeveel tijd het jou bespaart.

Wat is Airtable en hoe kan jij het inzetten in jouw bedrijf? - Konnekta