Stripe transactiekosten boeken in Exact Online: zo doe je het correct
Leer hoe je Stripe fees correct boekt in Exact Online. Met voorbeeldboekingen, BTW-verwerking en veelgemaakte fouten bij het boeken van transactiekosten.
Stripe transactiekosten boeken in Exact Online
Stripe rekent transactiekosten voor elke betaling die je ontvangt. Voor Europese kaarten is dat 1,4% + €0,25 per transactie. Bij 500 transacties per maand van gemiddeld €50 tikt dat door naar zo'n €475 per maand. Dat hoort correct in je administratie te staan.
Maar veel ondernemers boeken Stripe fees niet apart. Ze zien het netto bedrag op hun bankrekening binnenkomen en boeken dat als omzet. Je bruto omzet klopt dan niet, je mist BTW-aftrek op de fees en je accountant mist inzicht in je werkelijke kosten.
Hieronder lees je hoe je het wél goed doet.
Wat zijn Stripe transactiekosten?
Stripe brengt kosten in rekening per verwerkte betaling. Het zijn geen bankkosten en geen abonnementskosten, maar transactiekosten die Stripe inhoudt op je omzet voordat het geld naar je bankrekening wordt overgemaakt.
Fee structuur
De standaard tarieven voor Nederlandse bedrijven:
- Europese kaarten: 1,4% + €0,25 per transactie
- Niet-Europese kaarten: 2,9% + €0,25 per transactie
- iDEAL: €0,29 per transactie
- Bancontact: 1,4% + €0,25 per transactie
- SEPA Direct Debit: 0,35% (max €5,00)
Bij een betaling van €100 via een Europese kaart houdt Stripe €1,65 in (1,4% × €100 + €0,25). Jij ontvangt €98,35 op je Stripe Balance.
Waar zitten de fees?
Stripe trekt fees niet apart af. Ze worden verrekend in de payout: het bedrag dat Stripe overmaakt naar je bankrekening is altijd netto. Bruto omzet minus fees minus refunds. Veel ondernemers zien de fees daardoor over het hoofd. Je ziet ze simpelweg niet als apart bedrag op je bankafschrift.
Ze zijn wel zichtbaar in je Stripe Dashboard (bij elke transactie), in het Payout detail (totale fees per payout) en via de API (balance_transaction.fee).
Waarom fees apart boeken?
BTW-aftrek
Stripe is gevestigd in Ierland (Stripe Payments Europe, Ltd.). De transactiekosten zijn een B2B-dienst. Op basis van de verleggingsregeling draag je als Nederlands bedrijf 21% BTW af over de fees, maar je trekt deze direct weer af. Per saldo betaal je geen BTW, maar het moet wél correct in je aangifte staan.
Boek je de fees niet apart, dan mis je deze BTW-verwerking. Bij een controle door de Belastingdienst kan dat tot vragen leiden.
Inzicht in je kosten
€10.000 bruto omzet met €350 aan Stripe fees is een andere marge dan €9.650 netto. Zonder aparte fee-boeking weet je niet wat je betaalinfrastructuur je kost en kun je niet vergelijken met alternatieven.
Je accountant verwacht het
De meeste accountants en boekhouders willen transactiekosten apart zien op een kostenrekening. Bij de jaarrekening, bij een audit of bij een overname wil een financieel professional bruto omzet zien, kosten, en netto marge. Niet een netto bedrag waar de kosten in zitten.
Grootboekrekeningen inrichten
Je hebt minimaal drie rekeningen nodig in Exact Online.
1055 - Stripe Tussenrekening (balans)
- Type: Vorderingen / Overlopende activa
- Doel: Reconciliatie tussen Stripe en je bank
4020 - Stripe Transactiekosten (W&V)
- Type: Overige bedrijfskosten
- Doel: Alle Stripe fees
1510 - BTW Voorbelasting EU-diensten (balans)
- Type: BTW te vorderen
- Doel: 21% BTW op Stripe fees (verleggingsregeling)
Die tussenrekening (1055) is de spil. Alle transacties gaan erdoorheen, en na correcte verwerking moet het saldo altijd op €0,00 staan. Staat het niet op nul, dan klopt er iets niet.
Aanmaken in Exact Online
- Ga naar Financieel → Grootboek → Onderhoud grootboekrekeningen
- Klik op Nieuw
- Vul in: nummer 1055, omschrijving "Stripe Tussenrekening", type Balans, categorie Overlopende activa
- Sla op
Herhaal voor rekening 4020 als type Winst & Verlies, categorie Overige bedrijfskosten.
Voorbeeldboekingen
Eenvoudige dagelijkse payout
25 betalingen op één dag, totale waarde €2.500. Stripe berekent €60,25 aan fees. De payout naar je bank is €2.439,75.
Stap 1: Bruto omzet boeken
| Debet/Credit | Rekening | Bedrag |
|---|---|---|
| DEBET | 1055 Stripe Tussenrekening | €2.500,00 |
| CREDIT | 8000 Omzet | €2.066,12 |
| CREDIT | 1900 BTW Af te dragen (21%) | €433,88 |
Stap 2: Fees boeken
| Debet/Credit | Rekening | Bedrag |
|---|---|---|
| DEBET | 4020 Stripe Transactiekosten | €60,25 |
| DEBET | 1510 BTW Voorbelasting (21% verleggingsregeling) | €12,65 |
| CREDIT | 1055 Stripe Tussenrekening | €60,25 |
| CREDIT | 1900 BTW Af te dragen (21% verleggingsregeling) | €12,65 |
Bij de verleggingsregeling boek je de BTW tegelijk als te vorderen (1510) en als af te dragen (1900). Per saldo €0, maar beide moeten in je BTW-aangifte staan.
Stap 3: Payout naar bank
| Debet/Credit | Rekening | Bedrag |
|---|---|---|
| DEBET | 1010 Bank | €2.439,75 |
| CREDIT | 1055 Stripe Tussenrekening | €2.439,75 |
Controle: saldo 1055 = €2.500,00 - €60,25 - €2.439,75 = €0,00 ✓
Met een refund erbij
Zelfde dag, maar er zit ook een refund van €75 bij.
Stap 1: Bruto omzet boeken
| Debet/Credit | Rekening | Bedrag |
|---|---|---|
| DEBET | 1055 Stripe Tussenrekening | €2.500,00 |
| CREDIT | 8000 Omzet | €2.066,12 |
| CREDIT | 1900 BTW Af te dragen | €433,88 |
Stap 2: Refund boeken
| Debet/Credit | Rekening | Bedrag |
|---|---|---|
| DEBET | 8000 Omzet | €61,98 |
| DEBET | 1900 BTW Af te dragen (21% retour) | €13,02 |
| CREDIT | 1055 Stripe Tussenrekening | €75,00 |
Stap 3: Fees boeken
| Debet/Credit | Rekening | Bedrag |
|---|---|---|
| DEBET | 4020 Stripe Transactiekosten | €60,25 |
| DEBET | 1510 BTW Voorbelasting | €12,65 |
| CREDIT | 1055 Stripe Tussenrekening | €60,25 |
| CREDIT | 1900 BTW Af te dragen | €12,65 |
Stap 4: Payout naar bank
| Debet/Credit | Rekening | Bedrag |
|---|---|---|
| DEBET | 1010 Bank | €2.364,75 |
| CREDIT | 1055 Stripe Tussenrekening | €2.364,75 |
Controle: saldo 1055 = €2.500,00 - €75,00 - €60,25 - €2.364,75 = €0,00 ✓
Let op: Stripe geeft de fee op de originele transactie niet terug bij een refund. Je hebt die fee al betaald en die blijft staan. Veel ondernemers verwachten dat de fee ook wordt teruggestort, maar dat is niet zo.
Gemengde betaalmethodes
Ontvang je betalingen via kaart (1,4% + €0,25) én iDEAL (€0,29)? De fees per methode verschillen, maar je hoeft dit niet per methode apart te boeken. Stripe berekent de totale fee per payout en die boek je op 4020.
Wil je toch inzicht per betaalmethode, bijvoorbeeld om te vergelijken of iDEAL goedkoper uitvalt? Dan kun je subrekeningen aanmaken:
- 4020 - Stripe Transactiekosten (totaal)
- 4021 - Stripe Kaartkosten
- 4022 - Stripe iDEAL kosten
Alleen relevant bij hoge volumes.
Veelgemaakte fouten
Netto boeken als omzet
De meest voorkomende fout. Je ziet €9.650 op je bank en boekt dit als omzet. Bruto omzet te laag gerapporteerd, Stripe kosten nergens zichtbaar, BTW-aangifte incorrect. Bij een controle kan dit leiden tot naheffingen.
Fees boeken zonder BTW-verwerking
Je boekt de fees wel apart, maar vergeet de verleggingsregeling. Stripe zit in Ierland. Als Nederlands bedrijf moet je de BTW verleggen: 21% over de fees aangeven als af te dragen én als te vorderen. Per saldo betaal je niets, maar het moet in rubriek 4a (diensten uit EU-landen) van je BTW-aangifte staan.
Fees aftrekken van de omzet
"Omzet €10.000 minus Stripe kosten €350 = netto omzet €9.650." Boekhoudkundig onjuist. Omzet is wat de klant betaalt, kosten zijn wat jij betaalt aan Stripe. Ze horen op verschillende rekeningen in je winst- en verliesrekening.
Verkeerde periode
Stripe transactie op maandag, payout op woensdag. Op welke datum boek je de fee? De fee hoort bij de transactie, niet bij de payout. Bij dagelijkse payouts maakt het weinig verschil. Maar bij wekelijkse of maandelijkse payouts kan het periode-overschrijdend zijn, en dat beïnvloedt je kwartaalcijfers.
Handmatig, CSV of geautomatiseerd?
Bij handmatig boeken download je het payout-rapport uit Stripe, bereken je de fees en maak je journaalposten aan in Exact Online. Dat werkt bij lage volumes, tot zo'n 50 transacties per maand. Daarboven wordt het onhoudbaar: 100 transacties betekent zo'n 50 journaalposten per maand, elke post moet bruto, fees en BTW correct bevatten, en één typfout gooit je tussenrekening in de war.
Een tussenstap is CSV-import. Je exporteert transactiedata uit Stripe, transformeert het in Excel naar het Exact Online importformaat en importeert. Sneller, maar nog steeds foutgevoelig en zonder automatische reconciliatie.
De derde optie is een directe API-koppeling. Fees worden automatisch apart geboekt, BTW correct verwerkt en de tussenrekening wordt automatisch gereconcilieerd. Voor bedrijven met meer dan 100 transacties per maand is dit de enige aanpak die schaalbaar is. De tijdsbesparing betaalt de investering terug binnen de eerste maand.
Wil je weten hoe dit er voor jouw situatie uitziet? Plan een gratis intake en we bespreken hoe we je Stripe-administratie volledig uit handen nemen.
Gerelateerde artikelen
- Stripe payouts afletteren in Exact Online. Hoe je Stripe payouts reconcilieert met je bankafschriften.
- Stripe API-key aanmaken en gebruiken. Eerste stap voor elke Stripe-integratie.
- Exact Online API-key aanmaken. Exact configureren voor koppelingen.
- Stripe en Exact Online koppelen. Onze volledig beheerde koppeling.
