Stripe afschriften importeren in Exact Online

Hoe importeer je Stripe afschriften in Exact Online? Drie methodes vergeleken, met stappen, valkuilen en wat wel en niet werkt.

Stripe is geen bank. Er komt geen bankafschrift binnen in Exact Online dat je kunt afletteren. En toch moet elke transactie, fee en refund uiteindelijk in je boekhouding terechtkomen. De vraag is: hoe krijg je die data van Stripe naar Exact Online?

Er zijn drie manieren. Allemaal met hun eigen voor- en nadelen.

Waarom Stripe afschriften niet "gewoon" binnenkomen

Bij een normale zakelijke bankrekening importeert Exact Online dagelijks je afschriften via een bankfeed. Je ziet elke transactie verschijnen en kunt die afletteren tegen openstaande posten.

Bij Stripe werkt dat niet. Stripe is een betaalprovider, geen bank. Het enige dat op je bankrekening verschijnt is de payout: één bedrag per dag (of per week) dat Stripe overmaakt. Die payout is een nettobedrag van tientallen of honderden transacties bij elkaar, minus fees, minus refunds.

Dus als je op dinsdag €3.247,80 van Stripe op je bank ziet staan, weet je zonder extra informatie niet waaruit dat bedrag is opgebouwd. Je kunt het niet afletteren tegen individuele facturen of verkooporders. En je boekhouder al helemaal niet.

Je moet de onderliggende transactiedata uit Stripe halen en die in Exact Online krijgen. Dat is wat "afschriften importeren" in de praktijk betekent.

Methode 1: Handmatig overtypen

De meest basale aanpak. Je opent het Stripe Dashboard, bekijkt de payouts en typt de bedragen over in Exact Online als journaalposten.

Hoe dat eruitziet:

Log in op Stripe Dashboard
Ga naar Balances > Payouts
Klik op een payout om het detail te zien
Noteer bruto bedrag, fees en eventuele refunds
Maak in Exact Online een journaalpost aan

Bij 10 transacties per maand is dit te doen. Bij 100 wordt het een dagtaak. Bij 500 is het onmogelijk.

Het probleem is niet alleen de tijd. Het is de foutgevoeligheid. Eén typfout in een bedrag en je tussenrekening klopt niet meer. En je merkt het pas als je boekhouder belt.

Methode 2: CSV-export uit Stripe

Stripe biedt een export-functie. Je kunt transactiedata downloaden als CSV-bestand en dat importeren in Exact Online.

Exporteren uit Stripe

Ga naar Payments > All payments en klik rechtsboven op Export. Je kunt filteren op datum, status en type. Stripe genereert een CSV met kolommen als amount, fee, net, currency, created en description.

Het probleem: Exact Online verwacht een ander formaat

Je kunt de CSV niet zomaar uploaden in Exact Online. De kolomnamen kloppen niet, de datumnotatie wijkt af, en Exact Online heeft een specifiek importformaat nodig voor journaalposten of bankafschriften.

Dat betekent: je moet de CSV eerst bewerken in Excel of Google Sheets. Kolommen hernoemen, bedragen omrekenen (Stripe geeft bedragen in centen), datums omzetten, en de juiste grootboekrekeningen toevoegen.

Stappen

Exporteer CSV uit Stripe (filter op gewenste periode)
Open in Excel
Voeg kolommen toe voor grootboekrekening, BTW-code en omschrijving
Reken bedragen om van centen naar euro's
Splits bruto, fees en netto in aparte regels
Sla op in het formaat dat Exact Online verwacht
Importeer via Exact Online > Financieel > Import

Wanneer werkt dit?

Bij maandelijkse imports van een overzichtelijk aantal transacties. Zeg tot 200 per maand. Je hebt er wel Excel-kennis voor nodig en het kost je elke keer 30-60 minuten om het goed te doen.

Waar het misgaat: de BTW-verwerking. Stripe exporteert geen BTW-informatie. Die moet je zelf toevoegen op basis van je eigen tarieven en klantlocaties. Bij binnenlandse verkoop is dat overzichtelijk (21%), maar bij buitenlandse klanten of gemengde BTW-tarieven wordt het snel complex.

En als je een fout maakt in de transformatie, merk je dat vaak pas bij de BTW-aangifte.

Methode 3: API-koppeling

De derde optie is een directe koppeling tussen Stripe en Exact Online via de API. De transactiedata wordt automatisch opgehaald, verwerkt en geboekt.

Bij een API-koppeling hoef je niets te exporteren, transformeren of importeren. Het systeem haalt transacties op uit Stripe, berekent bruto omzet, fees en BTW, maakt de juiste journaalposten aan in Exact Online en reconcilieert automatisch met de payout op je bankrekening.

Dat klinkt als de voor de hand liggende keuze. Maar er zijn twee varianten: zelf bouwen of laten doen.

Zelf bouwen met Zapier of Make

Tools als Zapier en Make kunnen Stripe triggers koppelen aan Exact Online acties. Je bouwt een flow die bij elke payout of transactie automatisch een boeking aanmaakt.

In de basis werkt dat. Maar de edge cases zijn het probleem. Refunds die over meerdere payouts worden verspreid. Chargebacks die weken later binnenkomen. Fees die per transactie variëren. Multi-currency betalingen met wisselkoersverschillen.

Bij een simpel businessmodel met alleen iDEAL-betalingen in euro's kom je een eind. Zodra het complexer wordt, bouw je eigenlijk aan een boekhoudintegratie. En dan ben je meer tijd kwijt aan onderhoud dan je bespaart.

Laten beheren

Een beheerde koppeling neemt het hele proces over. De koppeling wordt ingericht op basis van jouw grootboekstructuur, BTW-situatie en werkwijze. Fees worden apart geboekt, de verleggingsregeling correct toegepast, en de tussenrekening automatisch gereconcilieerd.

Het verschil met zelf bouwen zit vooral in de edge cases. Een beheerde koppeling is gebouwd om refunds, chargebacks, multi-currency en BTW-uitzonderingen correct af te handelen. En als er iets verandert in de Stripe of Exact Online API, wordt de koppeling bijgewerkt zonder dat jij er iets van merkt.

Welke methode past bij jou?

Dat hangt af van twee dingen: je transactievolume en hoeveel tijd je wilt besteden aan je administratie.

Tot 50 transacties per maand kun je handmatig werken. Het kost je een uur of twee per maand en de kans op fouten is beheersbaar.

Tussen de 50 en 200 transacties is CSV-import een redelijke middenweg, als je handig bent met Excel en je BTW-situatie overzichtelijk is.

Boven de 200 transacties, of als je BTW-situatie complex is (buitenlandse klanten, meerdere tarieven), is een API-koppeling de enige aanpak die niet meer tijd kost naarmate je groeit.

Wil je weten wat voor jouw situatie het beste werkt? Plan een gratis intake en we kijken samen naar je Stripe-setup en boekhouding.

Stripe afschriften importeren in Exact Online