Deze uitleg neemt je stap voor stap mee in het proces om Stripe en Exact Online op ons platform aan elkaar te koppelen.
Eerste stappen
Om Stripe en Exact Online te koppelen moeten eerst onderstaande drie stappen doorlopen worden.
- API keys van Stripe (uitleg)
- API keys van Exact Online (uitleg)
- Zowel Stripe als Exact online als applicatie toegevoegd op ons platform (uitleg)
Als deze stappen doorlopen zijn dan is het tijd voor de volgende stap: het aanmaken van een integratie. Een integratie binnen Konnekta is het samen laten werken van twee applicaties.
Toevoegen integratie
Als je ingelogd bent op het Konnekta platform, dan ga je naar het menu item ‘Integrations’. Vervolgens kies je rechtsboven voor ‘Add integration’.
In het volgende scherm heb je de mogelijkheid om te kiezen welke koppeling je zou willen maken. Om Stripe aan Exact te koppelen kies je voor deze optie.
In de volgende twee stappen kies je de bron van de gegevens en het doel. Je kiest dus de Stripe applicatie als bron en je Exact applicatie als doel. Zo zal de data straks vanuit Stripe naar Exact gestuurd worden.
In de volgende stap kan je kiezen welke gegevens je overzetten wilt. Je hebt hier de keuze om contacten te versturen of facturen. Als er gekozen wordt voor facturen dan worden alle gerelateerde contacten automatisch ook aangemaakt en gekoppeld.
In de volgende stap kan je de trigger instellen. De trigger is de aanleiding die ervoor zorgt dat de data overdracht gestart wordt. Je hebt hier verschillende mogelijkheden. Wat de beste keuze is, is afhankelijk van jouw toepassing.
De mogelijkheden zijn:
- Webhook. Een webhook is een seintje dat gegeven wordt als er bijvoorbeeld een factuur of contact aangemaakt wordt.
- Cronjob. Dit is een geplande taak die iedere X uur automatisch uitgevoerd wordt. In de volgende stap kan je de frequentie instellen.
- Manual. Als je hiervoor kiest wordt de data overdracht alleen uitgevoerd als je deze handmatig via het dashboard start.
In de volgende stap kan een startdatum aangegeven worden. De gegevens vanaf deze datum worden overgezet vanuit Stripe naar Exact Online. Als je boekhouding vanaf een bepaald boekjaar loopt dan kan dit handig zijn om in te stellen.
In de laatste stap is het mogelijk om een aantal standaard instellingen op te geven. Als er geen andere instellingen gevonden worden zal teruggevallen worden op deze standaard instellingen.
De volgende standaard instellingen zijn mogelijk:
- Language code: als er geen language code gevonden kan worden dan zal deze taal ingesteld worden.
- Default TAX code high: als er geen andere tax code gevonden wordt dan zal deze voor hoge BTW gebruikt worden.
- Default TAX code low: als er geen andere tax code gevonden wordt dan zal deze voor lage BTW gebruikt worden.
- Standaard wordt een factuur uit Stripe naar Exact gestuurd als een factuur. Als je ‘make invoice as Sales Entry’ aanvinkt dan zal deze ook als een boeking worden opgenomen in het grootboek.
- G/L Account code: als je ervoor gekozen hebt om iedere factuur ook als boeking binnen te laten komen dan kan je hier de grootboekrekening opgeven waarop deze binnen moeten komen.
- Cronjob Interval hours: als je ‘cronjob’ als trigger ingesteld hebt, dan kan je hier aangeven hoe vaak de taak uitgevoerd moet worden. Vul je hier 24 in, dan wordt de taak iedere 24 uur uitgevoerd.
Als je vervolgens verder gaat dan zie je dat de wizard voltooid is en dat je succesvol alle stappen doorlopen hebt. Je kunt vervolgens de integratie opslaan en hiermee wordt deze ook in werking gesteld. Vanaf dat moment worden alle gegevens vanuit Stripe overgezet naar Exact Online.
Mocht je er niet uit komen of toch nog tegen problemen lopen dan helpen we je graag.