Stripe-afschriften importeren in Exact Online: zo klopt je administratie

Waarom dit misgaat

Je ziet op je bankrekening 1.842,17 euro binnenkomen van Stripe. Je omzet die dag was 1.900 euro, verdeeld over 23 betalingen, en er zat één terugbetaling tussen. Dat verschil is opgebouwd uit transactiekosten per betaling en die ene refund.

Boek je die 1.842,17 euro als omzet, dan klopt er drie dingen niet: je omzet is te laag, je kosten ontbreken, en je btw klopt niet. Bij een paar transacties per maand valt dat weg in de ruis. Bij honderden wordt het aan het eind van het jaar een puzzel die niemand meer wil leggen.

De structuur die wel werkt

Onafhankelijk van hoe je het invoert, ziet de boekhoudkundige opzet er zo uit:

• Een tussenrekening voor geld dat is betaald maar nog niet is uitbetaald. Vaak "Stripe onderweg" of "Nog te ontvangen van Stripe" genoemd.
• Per transactie: omzet boeken met de juiste btw, het brutobedrag bij op de tussenrekening.
• Per transactie: de transactiekosten als kostenpost, af van de tussenrekening.
• Terugbetalingen apart, zodat je omzet gecorrigeerd wordt en niet stilletjes lager wordt.
• Bij de uitbetaling: het nettobedrag af van de tussenrekening en bij op je bank, waarna de bankmutatie precies aflettert.

Het mooie van deze opzet is de controle die erin zit. Staat er op je tussenrekening een bedrag dat er niet hoort te staan, dan weet je dat er iets mist. Zonder tussenrekening merk je fouten pas bij de jaarrekening.

Let op de btw op de kosten

Stripe factureert vanuit Ierland. Voor Nederlandse ondernemers met een btw-nummer is de btw op de transactiekosten daardoor meestal verlegd. Dat betekent een andere boekingsregel dan bij een gewone Nederlandse kostenfactuur.

Dit is een van de twee dingen die ik altijd eenmalig laat bevestigen door de boekhouder van de klant. Het andere is op welke grootboekrekening de kosten horen. Leg die keuze daarna vast als vaste regel, dan hoeft niemand er ooit nog over na te denken.

Route 1: handmatig, met exports

Stripe levert rapportages die je kunt downloaden, waaronder een overzicht van alle mutaties per uitbetaling. Je maakt per periode één memoriaalboeking met de totalen: omzet per btw-tarief, kosten, terugbetalingen en het uitbetaalde bedrag.

Dit werkt prima tot ongeveer twintig transacties per maand. Nadelen: je doet het elke maand opnieuw, je ziet geen individuele klant in je administratie terug, en fouten sluipen erin op drukke maanden waarin je het even overslaat.

Route 2: automatisch, via een koppeling

Een koppeling haalt de transacties rechtstreeks uit Stripe en boekt ze in Exact Online: omzet met de juiste btw, kosten op de vaste rekening, terugbetalingen als correctie, en de uitbetaling zo dat je bankmutatie in één keer aflettert.

Dat scheelt niet alleen tijd. Het belangrijkste verschil is dat je administratie dagelijks klopt in plaats van aan het eind van de maand, en dat je per klant terug kunt zien wat er is betaald.

Zo'n koppeling bouwen wij: wat erbij komt kijken staat op de pagina over de Stripe Exact Online koppeling.

Twinfield, Moneybird en de rest

De vraag komt ook binnen voor andere pakketten, en het antwoord is hetzelfde. De boekhoudkundige structuur verandert niet: tussenrekening, omzet, kosten, terugbetalingen en afletteren op de uitbetaling. Wat verschilt is hoe de gegevens het pakket in komen, want elk pakket heeft zijn eigen API en importmogelijkheden.

Waar je op moet letten

• Valuta. Verkoop je in dollars of ponden, dan komen er koersverschillen bij. Die horen op een eigen rekening, niet verstopt in je omzet.
• Terugboekingen. Een chargeback is geen terugbetaling en kost vaak extra. Boek die apart, zodat je ziet hoe vaak het gebeurt.
• Abonnementen. Bij doorlopende betalingen wil je de factuur in je administratie zien, niet alleen de betaling.
• Het moment van boeken. Boek op transactiedatum, niet op uitbetalingsdatum. Anders schuift je omzet over de maandgrens heen.

Hoeveel transacties heb jij?

Tel eens hoeveel Stripe-betalingen er vorige maand binnenkwamen. Bij een stuk of twintig is een maandelijkse boeking genoeg. Zit je daarboven, dan verdient een koppeling zich meestal binnen enkele maanden terug, zeker als je nu elke maand zit te zoeken naar een verschil van een paar euro.

Wil je weten wat dat in jouw situatie kost? Plan een gratis intake van 30 minuten. Je hoort direct wat er kan, met een vaste prijs vooraf.